Proceso de Trabajo PROTECNICA
Flujos claros y medibles para Ventas y Área Técnica, integrados con CRM y gestión administrativa.
🛒 Proceso de Ventas — Paso a Paso
Con entregas definidas, validaciones y registro en CRM.
1Ingreso de Cliente en CRM
- Vendedor registra al cliente y su requerimiento.
- Datos: contacto, dirección, necesidad.
2Cotización
- Vendedor prepara propuesta en CRM.
- Jefe de Ventas valida y recomienda equipo/solución.
- Envío automático al cliente desde el sistema.
- Vendedor confirma recepción.
3Seguimiento
- Recordatorios del CRM cada 3 días (vigencia 30 días).
- Seguimiento por canal de origen (correo, WhatsApp, ClientGO, teléfono, etc.).
- Registro total en CRM.
4Aceptación del Cliente
- Cliente confirma aprobación.
- Vendedor actualiza datos completos (dirección, RUT, condiciones).
5Revisión por Administración
- Validación de precios y márgenes.
- Disponibilidad con proveedor.
- Emisión de OC en Softland.
6Confirmación de Pago y Entrega
A. Retiro en oficina PROTECNICA
- Confirmar stock en bodega/oficina.
- Pago al retirar o comprobante previo.
- Adjuntar comprobante en CRM.
B. Despacho dentro de Santiago
- Coordinar transporte interno/externo.
- Definir si el costo va incluido o separado en factura.
- Entrega contra pago si no hay prepago.
- Adjuntar comprobantes en CRM.
C. Envío a transporte regional (Starken/u otro)
- Pedido pagado antes del despacho.
- Emitir factura y adjuntarla con orden de transporte.
- Cargar en CRM factura, guía y comprobante de envío.
7Cierre Administrativo
- Administración cambia estatus a Facturado.
8Post-Venta
- Confirmar recepción y satisfacción.
- Solicitar reseña (estrellas/redes).
- Informar a Marketing para casos de éxito.
- Registrar todo en CRM.
9Reuniones de Seguimiento
- Lunes: planificación semanal.
- Viernes: revisión de resultados y post-venta.
🛠️ Procedimiento Integral del Área Técnica
El flujo inicia con el ingreso del cliente en CRM y la creación de un requerimiento (Cliente Potencial, Visita Técnica, Mantención o Servicio/Trabajo).
1Ingreso del Cliente
Quién: Vendedor, administrativo, recepción o técnico. Responsable final: Coordinador Técnico.
- Registrar: razón social, dirección, RUT, teléfono, correo, observaciones.
- Sin este paso no se crea ningún requerimiento.
2Creación del Requerimiento
Quién: Colaborador que atiende. Responsable: Coordinador Técnico.
- Agendar en calendario según necesidad:
- • Cliente Potencial • Visita Técnica • Mantención • Servicio/Trabajo
- Asignar fecha, técnico y registrar en CRM.
3Cliente Potencial
Quién: Vendedor/técnico primer contacto. Responsable: Coordinador Técnico.
- Crear requerimiento (meta: 10 visitas nuevas/semana).
- Visita: formulario con datos, necesidades, observaciones y fotos.
- Si hay oportunidad → cotización. Si aceptan → Servicio/Trabajo o Mantención.
4Visita Técnica (Diagnóstico)
Quién: Técnico asignado. Responsable: Coordinador Técnico.
- Coord. agenda y asigna técnico (estándar/especialista).
- En app: hora inicio/fin, diagnóstico, fotos, riesgos y materiales.
- Si no puede ejecutar, avisar de inmediato y esperar instrucciones.
- Sube info al CRM y cierra formulario. Coord. prepara informe/cotización.
5Mantenciones Periódicas
Quién: Técnico asignado. Responsable: Coordinador Técnico.
- Coord. agenda, define responsable y materiales.
- Formulario: hora, condiciones iniciales + fotos, actividades, materiales, fallas, fotos finales.
- Si hay impedimentos, detener y avisar.
- Informe en CRM/Sheets. Si hay fallas → crear Servicio/Trabajo.
6Servicios y Trabajos (Correctivos/Instalaciones)
Quién: Técnicos asignados. Responsable: Coordinador Técnico.
- Tras aprobación, crear requerimiento con tareas, materiales, personal y plazo.
- Administración compra materiales.
- Registro en app: inicio/fin, fotos antes/después, avance, incidentes, materiales.
- Si no es posible ejecutar, detener y avisar para reagendar/derivar.
- Coord. valida e informe final; Admin factura y cobra; estado → “Facturado”.
7Informe, Cotización y Facturación
Responsables: Coordinador Técnico (informe/cotización) y Administración (facturación/cobro).
- Generar y enviar al cliente. Archivar en CRM.
- Al aprobar: emitir factura y seguimiento de pago.
- Cobrado → “Facturado” y cierre del requerimiento.
8Postventa y Seguimiento
Responsables: Coordinador Técnico + Marketing/Postventa.
- Confirmar satisfacción.
- Solicitar evaluación y referidos.
- Cliente pasa a base activa para campañas y futuras mantenciones.
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